SAPL - Câmara Municipal de Bento Gonçalves

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Alterado(a) pelo(a) LEI ORDINÁRIA nº 6.446, de 05 de dezembro de 2018

Alterado(a) pelo(a) LEI ORDINÁRIA nº 6.795, de 28 de dezembro de 2021

Vigência a partir de 28 de Dezembro de 2021.
Dada por LEI ORDINÁRIA nº 6.795, de 28 de dezembro de 2021

TMS TMI TVL TVT TVR

DISPÕE SOBRE A GUARDA E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO PÚBLICO.

ALCINDO GABRIELLI, Prefeito Municipal de Bento Gonçalves, FAÇO SABER que a Câmara Municipal de Vereadores aprovou e eu sanciono e promulgo a seguinte lei:

Art.1º.

Ficam estabelecidos os critérios constantes nesta lei acerca da guarda e conservação de documentos em arquivo público no Município de Bento Gonçalves.

Art.2º.

Os documentos a serem conservados são os considerados de valor permanente, histórico, probatório ou informativo, que devam ser definitivamente preservados.

Art.3º.

Consideram-se, obrigatoriamente, de valor e guarda permanente os documentos consubstanciados em todo procedimento do qual resultem:

I –

atos de criação, constituição ou extinção, atribuições e competências, tais como leis, decretos, estatutos, portarias e resoluções;

II –

atos relativos ao patrimônio imobiliário;

III –

atos que reflitam a organização da administração, como organogramas, fluxogramas, regimentos e regulamentos;

IV –

atos que reflitam o desenvolvimento da atividade-fim como:

planos, projetos, estudos e programas;

convênios, ajustes e acordos;

atas e relatórios;

séries documentais completas produzidas no exercício da atividade-fim;

correspondência relativa à atividade-fim.

V –

atos relativos à administração pessoal como:

planos de salários e benefícios;

criação, classificação, reestruturação ou transformação de carreiras ou cargo;

política contratual.

Art.4º.

Fica criada a Comissão Provisória de Avaliação de Documentos, vinculada à Secretaria Municipal de Administração, composta por 03 (três) servidores efetivos, nomeados por Portaria, para os fins de identificação dos documentos já existentes a serem preservados no arquivo ou eliminados.

Parágrafo único.

No caso de eliminação de documentos, caberá à Comissão Provisória a elaboração de Termo próprio, onde conste a relação dos documentos eliminados, forma e justificativa.

Art.5º.

Para os fins de tempo de arquivamento de documentos, deverá ser observado, no mínimo, o que segue:

I –

Prazo geral: 05 (cinco) anos;

II –

Documentos que se refiram a bens imóveis: 20 (vinte) anos;

II –

Documentos que se refiram a bens imóveis. no que tange a matrículas e escrituras públicas: 20 (vinte) anos;

Alteração feita pelo Art.1º. - LEI ORDINÁRIA nº 6.446, de 05 de dezembro de 2018.

III –

Comprovação contábil das quantias descontadas dos segurados da Previdência Social: 10 (dez) anos;

IV –

Documentos comprobatórios do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS: 30 (trinta) anos;

V –

Correspondências enviadas e recebidas pelo Município e que geram algum tipo de despesa para o erário: 05 (cinco) anos ou até a aprovação da prestação de contas correspondente;

VI –

Documentos de valor histórico: guarda por tempo indeterminado;

VII –

Publicações oficiais, tais como, leis, decretos, portarias: tempo indeterminado, com a anotação da respectiva publicação;

VIII –

Empenhos, ordens de serviço, boletins de tesouraria, documentos relativos a receita e despesa e licitações em geral: 05 (cinco) anos;

IX –

Empenhos relativos a pagamentos feitos a pessoas físicas: 10 (dez) anos;

X –

Folhas de pagamentos de servidores celetistas: 30 (trinta) anos;

XI –

Documentos relativos à vida funcional dos servidores: até 05 (cinco) anos após o registro de sua aposentadoria pelo Tribunal de Contas;

XII –

Boletins escolares: por tempo indeterminado, salvo se os dados forem transcritos nas fichas cumulativas, atas de resultados finais e histórico escolar;

XIII –

Diários de classe: até, ao menos, o registro dos diplomas ou certificados dos alunos a que se referem, ou da autenticação da vida escolar desses alunos pelo órgão competente;

XIV –

Prontuários médicos: 20 (vinte) anos a partir do último registro, para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado;

XV –

Processos licitatórios ou contratações: 05 (cinco) anos, sem prejuízo da observância dos prazos previstos nos incisos acima.

XVI –

Documentos contábeis que se refiram a aquisição ou inversões financeiras de imóveis: 10 (dez) anos.

Inclusão feita pelo Art.1º. - LEI ORDINÁRIA nº 6.446, de 05 de dezembro de 2018.

§ 1º

Fica a cargo de cada Secretaria a identificação dos documentos a serem preservados em arquivo ou eliminados, de acordo com os prazos constantes no "caput" deste artigo.

§ 2º

No caso de eliminação de documentos, caberá a cada Secretaria a elaboração de Termo próprio, onde deverá constar a relação dos documentos a serem eliminados, a forma e a justificativa que será assinada pelo Secretário e pelo responsável de cada Setor.

§ 3º

A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida e deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

Inclusão feita pelo Art.1º. - LEI ORDINÁRIA nº 6.795, de 28 de dezembro de 2021.

§ 4º

Os papéis resultante da eliminação poderão ser doados a pessoas jurídicas recicladoras ou a instituições recicladoras sem fins lucrativos, observando a legislação relacionada à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

Inclusão feita pelo Art.1º. - LEI ORDINÁRIA nº 6.795, de 28 de dezembro de 2021.

Art.6º.

Os projetos de lei, uma vez aprovados e transformados em lei, poderão ser eliminados, salvo os projetos considerados de valor histórico para pesquisa.

Art.7º.

Documentos como, jornais, relatórios, correspondências de mera comunicação ou consulta poderão ser inutilizados tão logo cumprirem sua finalidade.

Parágrafo único.

Em relação ao Diário Oficial, há necessidade de conservar os textos mandados publicar pelo Município, que poderão ser destacados da página e arquivados em pastas avulsas.

Art.8º.

Os processos administrativos relativos a cadastros de fornecedores deverão ser eliminados após decorrido o prazo de validade do mesmo.

Art.9º.

Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

GABINETE DO PREFEITO MUNICIPAL DE BENTO GONÇALVES, aos vinte dias do mês de agosto de dois mil e oito.

ALCINDO GABRIELLI Prefeito Municipal

NOTA:
A compilação tem por finalidade dar um norte relevante na consulta às fontes de informação legislativa.
Quanto aos textos normativos, não fica dispensada a consulta aos textos oficiais.

LEI ORDINÁRIA nº 4.434, de 20 de agosto de 2008